Devenez chef de projet événementiel

Formuler des objectifs spécifiques, mesurables, atteignables, pertinents et temporellement définis tout en établissant une hiérarchie en fonction de leur importance et de leur impact potentiel afin que les objectifs opérationnels de la stratégie évènementielle soient alignés sur les objectifs généraux de l’entreprise ou de l’organisation.

Évaluer les ressources (financières, humaines, technologiques, etc.) nécessaires pour atteindre chaque objectif afin de déterminer la faisabilité tout en choisissant les indicateurs de performance clés en définissant les KPI afin de mesurer les résultats à venir de chaque objectif.

Définir les publics cibles en identifiant avec précision les groupes de personnes visés afin que chaque public cible puisse faire l’objet d’une approche différente.

Concevoir et scénographier des événements originaux en proposant une expérience visuelle, sensorielle et émotionnelle impactante afin de répondre aux objectifs de visibilité/notoriété/crédibilité en lien avec la stratégie adoptée.

Établir une feuille de route de production en identifiant les étapes clés de l’événement à mettre en place afin de planifier et organiser toutes les étapes et les aspects logistiques de l’événement.

Déterminer tous les éléments nécessaires à la réalisation de l’événement en intégrant les détails de la feuille de route de production afin de pouvoir estimer, les délais, les ressources requises et les coûts nécessaires à la bonne réalisation de l’évènement.

Identifier et présenter les contraintes techniques en montrant la bonne connaissance des règlementations afin de sécuriser les clients, les équipes et le matériel de l’évènement.

Segmenter et organiser les activités en fonction des contraintes techniques, temporelles et législatives afin d’ordonnancer les tâches, d’optimiser l’allocation des ressources et de développer un plan d’actions à entreprendre.

Intégrer les évolutions technologiques en digitalisant tout ou parti de l’événement afin de le rendre connecté, interactif et de faire participer des personnes présentes ou non présentes.

Rédiger un dossier récapitulatif de l’ensemble des éléments techniques et administratifs, permettant aux prestataires et collaborateurs d’avoir un document de référence.

Cadrer juridiquement l’événement en complétant les différents dossiers administratifs et règlementaires afin d’obtenir les autorisations nécessaires à l’organisation d’un événement, d’établir les déclarations auprès des différentes institutions, d’enregistrer les licences propres à la réalisation de l’évènement et de respecter la protection des données (RGPD).

Définir un plan de sureté et de sécurité de l’événement en prenant en compte son contexte (temporel, géographique, etc.) et les différents acteurs de l’événement afin d’appliquer le cadre règlementaire imposé.

Intégrer l’événement et toutes les parties prenantes aux pratiques visant à respecter les principes du développement durable afin de rester en conformité avec la législation en vigueur (notamment RSE), l’éthique et la déontologie de l’entreprise.

Définir le plan d’action de la démarche RSE dans le cadre de l’événement en estimant son impact environnement afin de valider un process et une politique RSE adaptée.

Organiser tous les aspects techniques, logistiques et opérationnels de l’événement en statuant sur les éléments contractuels afin de valider le plan de production évènementielle.

Constituer le dossier illustré à présenter au client/entreprise/direction en détaillant la ou les préconisations évènementielles avec l’ensemble du protocole associé afin que le client/l’entreprise/la direction puisse effectuer son choix en ayant une vue d’ensemble de la/des propositions.

Evaluer les coûts et la rentabilité du plan de production évènementielle en déterminant le coût prévisionnel pour l’ensemble des aspects techniques, logistiques et opérationnels de l’événement, en calculant le coût de revient (coût direct et indirect) et le seuil de rentabilité afin d’établir le budget global détaillé nécessaire pour réaliser l’évènement.

Constituer les postes de recettes en fonction du type d’événement en se basant sur le(s) budget(s) alloué(s) afin d’optimiser la gestion du budget global.

Identifier les fournisseurs nécessaires pour répondre aux besoins de l’événement (tels que la sonorisation, l’éclairage, la restauration, la location de matériel, etc.) en envoyant une demande de devis détaillée à chaque fournisseur potentiel et en spécifiant clairement les services ou les équipements requis afin de les sélectionner sur la base de critères objectifs.

Définir les obligations contractuelles des prestataires extérieurs pour chacune des phases du projet en collaborant avec un service juridique (interne ou externe) afin de garantir la clarté des termes, la conformité juridique et la protection de toutes les
parties impliquées.

Concevoir les dossiers de partenariats (mécénat, sponsoring, parrainage) en identifiant clairement les besoins financiers et les objectifs attendus afin de pouvoir solliciter et convaincre les partenaires potentiels de s’associer à l’événement.

Etablir un planning prévisionnel complet (rétroplanning, planning, médiaplanning…) de l’évènement en utilisant les techniques appropriées (Réseau Pert et diagramme de Gantt) et en réalisant un découpage précis de l’ensemble des tâches à accomplir afin d’organiser et structurer la mise en place des actions.

Organiser la préparation de l’évènement en réalisant des réunions préparatoires avec l’équipe de production et les principaux responsables afin de s’assurer que tous sont prêts à respecter le plan de production évènementiel et son planning.

Communiquer avec les différents services prenant part au projet (agence, entreprise, associations, institution, etc.) en les sensibilisant chacun sur les priorités pour valider le cahier des charges et fédérer les équipes autour de la planification établie
afin de garantir le bon déroulement de l’événement.

Déterminer les indicateurs de performance clés (KPI) à utiliser pour évaluer le succès de l’évènement en les alignant sur les objectifs de la stratégie et en déterminant la fréquence de collecte des données afin de mettre en place un suivi des résultats cohérent et adapté aux objectifs et aux enjeux de l’entreprise.

Concevoir un tableau de bord centralisé en utilisant des graphiques, des tableaux pour rendre les informations compréhensibles et en l’adaptant aux besoins spécifiques des équipes afin de comprendre facilement les données de suivi, de suivre les performances en temps réel et d’identifier rapidement les problèmes potentiels.

Analyser les données du tableau de bord en identifiant les tendances, les points d’amélioration et en apportant des ajustements en cours de route, si cela est possible, afin d’améliorer les résultats et de pouvoir optimiser l’évènement.

Construire et suivre des tableaux de bord de pilotage qui permettent un suivi budgétaire de l’événement pour le/la chef de projet et qui donnent une information pertinente sur l’obtention des résultats attendus, la maîtrise des calendriers et la consommation des ressources.